Tổng quan về Tổng đài IP

Tổng đài điện thoại nội bộ dùng giao thức Internet hay Tổng đài IP (Internet Protocol Private Branch eXchange, viết tắt là IP PBX) là một mạng điện thoại riêng dùng giao thức Internet (Internet protocol) để thực hiện các cuộc gọi thoại, thường áp dụng trong phạm vi một công ty, nhà hàng, hay bệnh viện.

Với tổng đài IP, ngoài việc thực hiện cuộc gọi nội bộ, gọi đến các mạng PSTN, mạng di động, hệ thống này còn truyền được thoại và hình ảnh trên mạng LAN, WAN và Internet..

Triển khai tổng đài IP sẽ làm giảm chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng, chi phí quản lý, do đó sẽ làm giảm chi phí đầu tư của doanh nghiệp.

Bởi vì hệ thống được xây dựng trên nền IP, nó tận dụng được cở sở hạ tầng mạng sẵn có của doanh nghiệp. Hệ thống tổng đài IP cung cấp một loạt các tính năng từ cơ bản đến cao cấp và đó là lợi thế đáng kể so với hệ thống tổng đài truyền thống

Tổng đài IP là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp, nó có khả năng tích hợp với các ứng dụng quản lý khác của doanh nghiệp như CRM, ERP….

Một hệ thống tổng đài IP gồm có:

Tổng đài IP (tổng đài có sẵn hoặc thuê)

Mạng Internet

Thuê bao số cố định

Softphone (phần mềm gọi điện thoại qua máy tính).

IP phone (điện thoại sử dụng công nghệ IP).

Lợi ích triển khai sử dụng Tổng đài IP

Dễ dàng cài đặt và cấu hình

Với bất kỳ người nào có một sự hiểu biết cơ bản về công nghệ thông tin và truyền thông đều có thể tự xây dựng hệ thống thống tổng đài điện thoại IP.

Dễ dàng cho việc quản lý bảo trì:

Hệ thống điện thoại VoIP có 1 giao diện quản lý trên nền web cho cả người quản lý lẫn người dùng, cho phép dễ dàng hơn trong việc quản lý, bảo trì và điều khiển hệ thống điện thoại. Đó là một trong các điểm khác biệt so với hệ thống tổng đài truyền thống.

Giảm chi phí cuộc gọi:

Bạn có thể tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ VoIP cho các cuộc gọi đường dài và quốc tế. Dễ dàng tạo kết nối giữa các tổng đài điện thoại ở nhiều văn phòng, chi nhánh khác nhau để thực hiện các cuộc gọi liên chi nhánh hoàn toàn miễn phí.

Sử dụng chung hạ tầng với Lan:

Hệ thống VoIP hoạt động dựa trên cơ sở hạ tầng mạng LAN của doanh nghiệp, do đó sẽ không cần tốn chi phí để đầu tư thêm một đường dây nào khác cho hệ thống thoại và chi phí bảo trì đường dây đó. Nó mang đến sự mềm dẻo hơn trong việc tạo thêm hay xóa bớt các điện thoại nhánh.

Khả năng mở rộng cao:

Một hệ thống truyền thống khi muốn mở rộng cần phải: thường đòi hỏi phải nâng cấp hệ thống bằng các thiết bị phần cứng với giá thành không nhỏ và phải đi thêm các đường dây điện thoại.

Đôi khi, do không thể mở rộng nên bắt buộc đầu tư một hệ thống khác. Hệ thống điện thoại VoIP thì ngược lại: một hệ thống tổng đài IP dễ dàng quản lý 1 số lượng lớn các điện thoại nhánh – chỉ cần tạo thêm điện thoại vào mạng của bạn để mở rộng.

Thiết bị đầu cuối đa dạng và dễ sử dụng:

Các thiết bị đầu cuối dễ dàng tương thích với hệ thống tổng đài và hỗ trợ một loạt các tính năng mà hệ thống tổng đài truyền thống không có như khả năng hiển thị số, chuyển máy, danh bạ, hội nghị, gọi video thoại…

Cho phép di chuyển dễ dàng:

Tổng đài IP có thể được di chuyển dễ dàng đến bất kỳ một vị trí nào khác mà không ảnh hưởng đến cấu hình và tính năng.

Hơn nữa, người dùng chỉ cần mang thiết bị đầu cuối của họ đến bất cứ đâu có sẵn 1 cổng Internet, cắm vào và dùng. Số điện thoại và thông tin cá nhân của họ vẫn không thay đổi.

Giải pháp tích hợp Tổng đài IP vào phần mềm quản lý CRM

CRM được viết gọn từ tên tiếng anh: “Customer Relationship Management” tạm dịch là Quản lý quan hệ Khách hàng. Có thể hiểu đơn giản là Doanh nghiệp quản lý các hoạt động tương tác với Khách hàng của mình hình thành nên các mối quan hệ trong Doanh nghiệp.

CRM có một vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cho dù là công ty sản xuất hay dịch vụ thì không thể không nói tới vai trò của hoạt động CRM.

Việc tích hợp ứng dụng CRM (phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng) với hệ thống IP Call Center có ý nghĩa cho phép truy cập dữ liệu người gọi một cách tự động dựa vào thông tin số chủ gọi (Caller ID) của người gọi từ cơ sở dữ liệu CRM. Từ đó mang lại nhiều lợi ích giúp cho việc Chăm sóc Khách hàng.

Sự kết hợp của tổng đài IP và phần mềm CRM cho phép truy cập các dữ liệu thông tin về người gọi được cập nhật tự động thông qua số điện thoại gọi đến từ dữ liệu có sẵn trong phần mềm CRM.